Бесславная смерть или автоматизация? 5 простых решений для организаторов!
Чем этот год отличается от прошлого? Всего тремя вещами! Как говорила мне моя подруга Дарья в январе 2015 года: работать вы будете больше и дешевле.
Если в вкратце осветить происходящее:
Конечно, если вы «свое агентство» и не считаете цифры, то можно дальше пить Moët и радоваться сезону.
С июля этого года мы автоматизируем нашу работу: это позволяет решить часть вопросов. Без факапов, конечно, не бывает, но это другая история. Впереди несколько очень жарких дат, и мы накопили сотню неудачных решений и несколько удачных.
И у вас есть шанс экстренно уменьшить количество проблем.
Под каждое мероприятие мы создаем отдельную беседу по образцу «11.12 АБД КосмоМедведи». Здесь 3 уникальных идентификатора: дата, клиент, уникальный тэг. В беседе состоят: все ведущие, аккаунт, руководитель, администратор, закупщик. Первое сообщение описывает все, что нужно (адрес, чек-лист, контакты и так далее).
Что дает:
Почему не типовые, спросите вы? А потому что нет типового, ответим мы. Под каждый проект мы создаем отдельную папку (с таким же названием, как и беседу). В ней находятся все чек-листы, тайминги, образцы логотипов, материалов для изготовления и так далее.
Что дает:
К сожалению, за три дня СРМ систему не интегрируешь. Да и наибольшая польза от нее на этапе продажи/формирования сделки.
У меня есть поразительная способность – я звоню ведущим, когда они выступают. И я знаю, что не одинок в этом)
Также, Google-календарь может заменить таск-менеджер: вы можете ставить задачи из своего календаря в любой календарь сотрудника. Я не рекомендую это решение как идеальное, но как временное – вполне отлично. Например, надо забрать из типографии макеты или прозвонить аренду тепловых пушек.
Обе задачи решаются ведением совместных календарей, для этого подходит простая бесплатная Google-почта. Также, она легко интегриуется в смартфон и высвечиватся в виде push-уведомлений. Идеально.
Что дает:
За ночь вычитать текст, подогнать ролик под экран Известия холл, разработать логистику доставки 80 новогодних подарков клиентам? Тогда Workzilla.
Надо разгрузить 4 грузовика реквизита за полчаса? Доставка этих 80 новогодних подарков клиентам по офисам? Привезти в 8 утра флешку в круглосуточную типографию на Павелецкой, распечатать пригласительные и привезти на площадку обратно? Тогда это YouDo.
Конечно, вы можете и сами за ночь изучить Adobe premier pro для конвертации видео в нужный формат. А можете за 300 рублей решить это через Workzilla.
Что дает:
Каждое из этих решений удивительно простое и незаменимое в работе организатора, особенно в Новый Год, и многие профессионалы уже используют эти или подобные технологии в процессе подготовки мероприятий.